Ежегодно в четвертый четверг октября во всем мире проводится Международный день без бумаги, посвященный сокращению расхода бумаги за счет современных информационных технологий. Машиностроительно-индустриальная группа, чьи предприятия находятся в управлении ООО «Компания корпоративного управления «Концерн «Тракторные заводы», стала первой российской промышленной компанией, приступившей в 2007 году к использованию в своих бизнес-процессах современных IT-технологий как отечественной, так и зарубежной разработки. На всех предприятиях «Тракторных заводов» внедрена система электронного документооборота, что позволило улучшить финансовую эффективность и экологичность бизнеса.
Необходимость координации работы подразделений «Тракторных заводов» в 10 регионах России и зарубежных странах потребовали применения современных IT-технологий передачи и обработки информации. В этих условиях даже самая быстрая курьерская служба не способна обеспечить своевременную доставку корреспонденции, не говоря о том, что каждый документ необходимо регистрировать и отслеживать его движение. Согласно исследованиям PricewaterhouseCoopers, около 7,5 % всех документов компаний теряется, а 3,5 % документов по ошибке попадают не туда, куда надо. Более 11 % бумажных документов, хранящихся в организациях, не находится с первой попытки.
Решением этих проблем стало внедрение в 2008 году системы электронного документооборота IBM Lotus Notes, разработанной специалистами IBM с целью ускорения и облегчения процедур прохождения документов и автоматизации совместной деятельности рабочих групп. Теперь подготовка и согласование документов занимает не более 1 – 2 часов, что значительно ускорило их подготовку и рассылку по адресатам.
С целью автоматизации процесса согласования и регистрации договоров на предприятиях «Машиностроительно-индустриальной группы» введена система «CompanyMedia – Договоры», разработанная компанией «ИнтерТраст». Внедрение данной системы позволило обеспечить полный контроль над договорной работой и предоставило возможность в любое время получить всю необходимую информацию о том или ином договоре с момента его поступления в компанию и до полного исполнения. Переход на электронное согласование договорной документации структурными подразделениями значительно оптимизировал и ускорил договорную работу на предприятиях. Однако это не отменяет необходимости распечатки окончательного варианта договора для подписи представителями сторон и их заверения печатями. Контроль за оформлением и заключением электронных договоров осуществляется работниками юридического департамента «Тракторных заводов», легко освоившими новую IT-технологию.
Внедрение современных IT-технологий позволило не только автоматизировать процесс подготовки и рассылки документов, но и значительно сократило затраты на бумагу, чернила и иное материальное обеспечение традиционного документооборота. Как показали расчёты, до их внедрения каждый сотрудник использовал около 10 000 листов бумаги в год, причём 45 % документов выбрасывалось в течение 24 часов после их создания. Большинство документов изначально создавалось в электронном виде, а затем распечатывалось, чтобы поставить подпись и печать, и снова переводилось в электронный вид. По самым приблизительным подсчетам переход на систему электронного документооборота позволяет сэкономить до 50 750 рублей в год без учета экономии на хранение и транспортировку бумажных документов и спасти от вырубки 5 деревьев. |
Печать